28.9.12

Välttämätön rakennemuutos – puheenvuoro ja haaste

Kun otin vastaan nykyiset tehtäväni syksyllä 2009, uuden yliopistolaitoksen syntymisen kynnyksellä, asetin keskeiseksi tavoitteeksi byrokratian karsimisen, johon oletin uuden yliopistolain antavan hyvät edellytykset, siirryttäessä tilivirastosta itsenäiseksi oikeushenkilöksi. Nyt kolme vuotta myöhemmin olen tehnyt ajatuksellista väliarviota tuon tavoitteen onnistumisesta. Analyysin lopputulos on nopeasti aikaansaatu. Olen epäonnistunut omassa tavoitteessani.

Mistä tämä epäonnistuminen sitten johtuu? Nopeasti analysoiden siihen on kolme keskeistä syytä. Yhtäältä emme ole osanneet yliopiston sisällä hyödyntää tilivirastosääntelyn purkamisen mukanaan tuomia mahdollisuuksia, vaan ylläpitäneet omin toimin monia byrokraattisia käytänteitä ja rakenteita. Toisaalta vanhat tiliviraston aikaiset toimintatavat istuvat yllättävän sitkeästi lähes kaikissa hallinnollisissa toimijoissa. Parhaimmillaan on vaihdettu vanhoihin pohjiin vain uudet lainkohdat ja jatkettu vanhoilla menetelmillä. Kolmanneksi uuden yliopistonlain mukainen hallintorakenne on luonut niin yliopiston sisällä kuin suhteessa Opetus- ja kulttuuriministeriöönkin kokonaan uudenlaisen asiakirja- ja tietotarvetulvan, jolla on valtava työllistävä vaikutus yliopiston hallinnossa – sen joka tasolla.

Mitä sitten voisi tehdä? Nostaa kädet ylös ja antaa periksi, vai miettiä uudelleen koko hallintorakenteen toimintakulttuuria. Ensimmäinen olisi monien muutosten keskellä helpoin vaihtoehto, mutta nähdäkseni sellaisenaan epärealistinen. Siirtyminen entistä tiukemmin ohjattuun tulospohjaiseen rahoitusjärjestelmään, talouden yleisen epävarmuuden lisääntyminen ja tutkimustoiminnan volyymin välttämätön kasvattaminen edellyttävät hallintorakenteen kehittämistä ja tukipalvelutyön osittaista rakennemuutosta. Omin toimin, esimerkiksi strategista henkilöstösuunnittelua ja byrokratian vähentämistä hyväksikäyttäen tarvittava muutos voidaan toteuttaa hallitusti. Jos taas jäämme haaveilemaan ”paremmista” ajoista, tulee tällä tiellä jossakin vaiheessa väistämättä se kuuluisa karhu vastaan.

Toimivan yliopisto-opetuksen edellytyksenä ovat toimivat tukipalvelut, joiden kautta opetus- ja tutkimushenkilökuntaa ei kuormiteta tarpeettomasti asioilla, jotka on tarkoituksenmukaista hoitaa siihen erikoistuneiden tukipalveluihmisten toimesta. Kun Lapin yliopisto on kehityskaarensa kuluessa muotoutunut profiililtaan paljolti opetusyliopistoksi, on helppo sanoa, että opetuksen tukipalvelut ovat pääosin hyvässä kunnossa ja toimivat hyvin. En myöskään kykene näkemään, että ns. muuta henkilökuntaa olisi kokonaisuutena liikaa, vaikkakin tällaisia kannanottoja joskus kuulee esitettävän.

Yliopistojen uusi rahoitusmalli edellyttää kuitenkin tutkimustoiminnan volyymien moninkertaistamista nykyisestään. Kun yliopistollinen opetus on tutkimukseen perustuvaa, on pyrkimykselle volyymin kasvattamisesta myös rahoitusjärjestelmästä riippumattomat sisällölliset perusteet. Tutkimustoiminnan volyymin kasvattaminen edellyttää kuitenkin myös toimivia tukipalveluita, jotta opetus- ja tutkimushenkilökunnan resurssit eivät sitoudu epätarkoituksenmukaisella tavalla. Tarvitaan hakemusosaamista, kirjoittamistukea, käännöspalveluita, julkaisupalveluita, hankkeiden hallinnointipalveluja jne. Niukkenevien resurssien vallitessa uutta henkilökuntaa ei näiden tehtävien suorittamiseen ole laajassa mitassa mahdollista palkata, joten olemme kaikkinensa suuren haasteen edessä.

Onko tämä haaste sitten ratkaistavissa ja jos, niin miten? Omassa ajattelussani ratkaisu voisi olla löydettävissä tukipalvelutyön uudelleen profiloinnista ja byrokratian karsimisesta vapautuvan henkilöresurssin uudelleen suuntaamisesta tutkimuksen tukipalvelutehtäviin.

Opetus tarvitsee tietysti edelleen hyvät tukipalvelunsa, mutta sisäänottomäärien järkevöittäminen ja sisäänottojen kokoaminen laajempiin kokonaisuuksiin, tutkintojen sisällöllinen kehittäminen sekä tietoteknisten ratkaisujen kehittyminen merkitsevät tai ainakin niiden tulisi merkitä henkilöresurssin vapautumista uudelleen suunnattavaksi tutkimuksen tukipalveluihin. Jos emme lukkiuta ajattelumaailmaamme olemassa olevaan henkilöstörakenteeseen, kykenemme varmasti kaikki näkemään tämän muutoksen tarjoaman mahdollisuuden.

Toiselta puolen kysymys on siitä kykenemmekö me muuttamalla totuttuja toimintatapoja vähentämään byrokratiaa siten, että hallintotyö vähenee ja henkilöresurssia vapautuu tältäkin puolen kohdennettavaksi tutkimuksen tukipalveluihin. Voidaan perustellusti mm. kysyä, tarvitsemmeko me erillisiä matkasuunnitelmia kotimaan matkoihin, tarvitsemmeko me muun henkilökunnan työaikapäätteitä ajankäyttöä kahlitsemaan, tarvitsemmeko me kaikkea sitä paperityötä, lupia, allekirjoituksia ja hyväksyntöjä, jotka olemme tottuneet tuottamaan tilivirastona ja onko hallintorakenteessamme sijaa hallintopalvelujen kokoamiselle isompiin kokonaisuuksiin niin hallintoyksikössä kuin yksikkötasollakin jne. Jokaiseen kysymykseen voi tietysti näkökulmasta riippuen vastata joko kielteisesti tai myönteisesti. Olennaista on, että kykenisimme ottamaan tutkimuksen tukipalvelujen järjestämisen yhteiseksi tavoitteeksemme ja valjastamaan ajatuksemme sen toteuttamismahdollisuuksien pohtimiseen.

Kuten todettua, edellä kuvattu tukipalvelujen palvelurakenteen muutos on omin toimin toteutettavissa pehmeästi kohdentamalla eri syistä vapautuvia tukipalvelu- ja hallintoresursseja uudelleen – toistaiseksi ainakin. Tästä syystä haastan koko yliopiston henkilöstön aidosti miettimään sitä, millä keinoin voimme vähentää tarpeetonta byrokratiaa hallinnossamme ja ylipäänsä keskipitkällä ja pitkällä aikavälillä vapauttaa resursseja tutkimuksen tukipalveluista huolehtimiseen. Kaikki pienetkin ideat voi esittää suoraan minulle.

Hyvää alkanutta lukuvuotta kaikille!

Markus Aarto
Hallinto- ja lakiasiainjohtaja

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti